为进一步规范我院财务报帐工作，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》和《高等学校会计制度》的有关规定，特对我院财务报帐的有关须知告知如下：

    一、报帐流程

报帐人持合格票据到审核柜台审核，审核完毕后由审核会计编制记帐凭证，报帐人持记帐凭证和原始凭证到出纳柜台办理银行转帐或支取现金手续。

二、票据规范

1、经批准因公购物或交费须持有效票据到学院财务部门办理报帐手续。

2、有效票据系指符合国家财务管理规定的原始凭证。这种凭证应具备以下要求：

①原始凭证要具有税务机关监制章或财政监制章。

②原始凭证应具有明确的名称和编号。

③凭证上要如实注明购物或交费的单位名称、具体日期。

④凭证上要如实填写实物的名称、数量、单价和金额，大小写金额要相符。

⑤凭证填制单位要加盖财务专用章并有开票人的签名或盖章。

⑥外国原始凭证应将外文翻译成中文，并由翻译人签名或盖章。

⑦从特殊行业取得的付款凭证，如铁路、公交、饮食、服务、图书等，要取得该行业的专用票据，不得随意增开或使用过期的票据顶替。

⑧基建、维修工程的报帐除取得正式发票外，还要附上工程决算单、工程验收单、工程造价审核单。如属招标项目还要附上中标书。

⑨原始凭证必须字迹清晰，票面文字与数字为同一人书写且不能有任何涂改痕迹。

3、因公需要购买农副产品，在无发票开具的情况下，必须到财务处领取《外购物品报销单》，填写清楚物品名称、数量、金额、卖方的住址、收款人签章和收款日期，加盖购物单位的公章并需购物单位领导、经办人、验收人签章。

4、凡发放各种补助费、劳务费、课酬等，需从财务处网页下载相应的发放表。发放表的金额不能涂改，须加盖本部门公章及由单位负责人、经办人、领款人签章，发放表内容除签名外手写无效。给个人发放的现金一般不允许代领，确需代领的要由代领人签名，不允许替人签名。如果领款人尚未在发放表上签名的，则需填写一式三联的借款单，发放表与借款单一并交会计审核。

三、借款和冲帐手续

1、借款手续

①借款包括物品采购的借款和差旅费、进修费、发放各种费用等的借款。借款须填写一式三联的借款单，各种借款须注明款项用途、经费开支项目、开支金额并经有关部门领导批准、签字。采购物品1000元以上的借款应将用款申请送审计室审计。对无资金来源、无预算计划或超预算的暂付款一般不予以办理，特殊情况的须经有关领导协调、签批后方可办理。

②出差需向学院借支差旅费的职工，应在出差前三天办理借款业务。借款单上要注明出差事由、地点、人数、天数，借款金额要严格控制在差旅费标准之内，不得随意增加借款金额。

③需借支综合性活动备用金的（如外地举办会议、培训班、学生活动等），应列出具体用款计划。根据用款计划，在本市购物单笔支付超过1000元的应转帐，所领取的备用金按现金管理规定使用。

2、冲帐手续

①报帐者将冲帐票据粘贴在凭证粘贴单上，经办人、验收人、部门主管领导须签章，并注明用途及经费项目。购买办公家具及500元以上一般设备的，还须到后勤管理中心办理固定资产验收手续；购买800元以上的教学仪器设备还须到科技处设备科办理固定资产验收手续。购买图书资料的须到图书馆或系资料室登记，图书馆或系资料室于年终时汇总填报固定资产。以上手续办理完毕后，报帐人持手续齐全的发票及固定资产验收单到财务部门报帐。购买奖品的需列有奖励者的名单及签名；购买劳保用品的，需列出发放人员名单并由领用人签名。

②市内转帐（包括购物、支付各种费用、基建维修工程款等）和各部门列表发放的劳务费等，在一周内必须冲销原借款。

③南宁市以外的汇款（包括购物、支付各种费用等），在一个月内冲销原借款。

④借支备用现金用于开支有关活动费或零星采购物品的，须在开支业务结束两周内（以报销票据日期为准）报帐冲销原借款。

⑤外出进修人员可分段报帐，也可进修结束后一次报帐，但最迟应在进修结束后一个月内报帐。到外地出差或短期培训的应在业务结束后两周内报帐。

四、报销差旅费手续

报销差旅费应将各种车船票、住宿票收集整理后按阶梯状分类型粘贴在“原始凭证粘贴单”上，并填写“差旅费报销单”交由会计人员审核（如外出开会的还应携带会议通知或相关证明），如属出差前借款的由财务人员作冲销借款处理，若超出借款额度的或出差前未借款的，须经单位主管领导审批签字，并注明经费开支项目后方可报帐。由他人代为办理差旅费借支的，出差人或出差带队人需在“差旅费报销单”和报销凭证粘贴单上签名。

五、发票丢失报帐手续

1、经办人不小心将发票损毁、丢失的，应向原取得发票单位索取存根联复印件，同时加盖原签发单位的公章，经部门主管领导和学院财务处领导签字审批后方可报帐。

2、因公出差丢失车船票的，由当事人出具书面情况报告，注明乘车起止的时间、地点、车次、金额，单位主管领导签字证明经学院财务处领导审核同意后方可报销。

六、其他

1、单笔超过1000元以上的支出市内一律要转帐支付。符合现金支付规定（如发放课酬、劳务费等）且用款超过5000元的需至少提前一个工作日向财务处预约。

2、原始凭单报销的期限：当月发生的付款业务，要求当月报帐结算，跨年度所取得的原始凭证，在次年的三月底前报帐结算，过期一般不再受理。

3、因特殊原因不能及时报帐的，要向财务处说明情况，若需延时报帐的，要有书面报告并经部门领导同意后交财务处领导审批。无故不及时报帐的，财务处将按“前款不清，后款不付”的规定，暂停该单位的经费开支。

      财  务  处

    二○○八年四月三十日